Automatyzacja procesów w firmie

Na czym budujemy

Nie mamy jednej platformy, którą wciskamy każdemu. Wdrażamy na n8n i na Make, a wybór wynika z tego, ile operacji przechodzi przez proces, gdzie mają leżeć dane i kto będzie tym zarządzał po wdrożeniu.

Make to rozwiązanie w chmurze, gotowe od ręki. Nie wymaga serwera, ma bardzo obszerną bibliotekę gotowych połączeń z popularnymi aplikacjami i czytelny edytor, w którym sam zobaczysz, co się dzieje na każdym etapie. Rozliczenie idzie za operacje, czyli za pojedyncze kroki wykonane przez scenariusz.

n8n można postawić na własnym serwerze. Wtedy płacisz za utrzymanie serwera, a nie za liczbę wykonanych kroków. Do tego dochodzi możliwość pisania własnego kodu wewnątrz przepływu, co przy nietypowej logice albo obróbce tekstu bywa różnicą między „da się” a „nie da się”.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Proste połączenie dwóch systemów, na przykład formularz z CRM i mailingiem, zaczyna się od 1 500 zł. Rozbudowany przepływ z warunkami, obsługą błędów i powiadomieniami to zwykle od 4 000 zł. Wdrożenia z udziałem AI, gdzie dochodzi projektowanie promptów i testy jakości, wyceniamy indywidualnie.

Do tego dochodzi koszt utrzymania: serwer pod n8n to wydatek rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie, a ewentualne wywołania modeli językowych rozliczane są za użycie i przy typowych wdrożeniach dla małej firmy mieszczą się w kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Zwrot liczy się prosto. Jeżeli automat oszczędza pięć godzin miesięcznie, a godzina pracy w Twojej firmie kosztuje 80 zł, wdrożenie za 4 000 zł zwraca się w dziesięć miesięcy. Przy piętnastu godzinach miesięcznie, co przy przepisywaniu zamówień nie jest rzadkością, w niecałe cztery. Tę kalkulację robimy razem z Tobą na etapie wyceny, na Twoich liczbach.

Uwaga o kosztach, o której warto wiedzieć zawczasu

Przy rozliczeniu za operacje liczy się każdy krok, a nie każde uruchomienie. Scenariusz, który przetwarza sto rekordów i wykonuje na każdym pięć czynności, to pięćset operacji, a nie jedna. Przy jednorazowym imporcie to bez znaczenia, ale przy procesie chodzącym codziennie rachunek potrafi zaskoczyć. To najczęstszy powód, dla którego przenosimy klientów z chmury na własny serwer, i o tym rozmawiamy przed wdrożeniem, a nie po pierwszej fakturze.
Odwrotnie też się zdarza. Jeżeli proces uruchamia się dwadzieścia razy w miesiącu, utrzymywanie serwera pod n8n jest sztuką dla sztuki i wtedy mówimy wprost, żeby zostać w chmurze.

Co podłączamy

WordPress i WooCommerce, bazy typu Airtable i Notion, arkusze Google, systemy mailingowe, CRM-y, komunikatory zespołowe, bramki płatnicze, systemy księgowe i fakturujące. Jeżeli narzędzie ma API, zwykle da się je podpiąć niezależnie od tego, czy ma gotowy konektor.

Kiedy proces wymaga oceny treści, a nie tylko sprawdzenia warunku, dokładamy model językowy. Tu również nie przywiązujemy się do jednego dostawcy.

Czego nie automatyzujemy

Procesu, którego nikt w firmie nie potrafi opisać. Jeżeli każdy robi to inaczej, automatyzacja utrwali chaos zamiast go usunąć. Wtedy najpierw trzeba proces uporządkować, a to praca po Waszej stronie.

Zadań wykonywanych raz na kwartał. Koszt wdrożenia nigdy się nie zwróci.

Decyzji, które wymagają odpowiedzialności. Automat może przygotować odpowiedź reklamacyjną, ale wysyła ją człowiek. Może zaproponować rabat, ale zatwierdza go ktoś, kto za to odpowiada.

Powiemy Ci wprost, kiedy Twój proces należy do którejś z tych kategorii. Wdrożenie, które nie ma sensu, kończy się porzuconym automatem i przekonaniem, że automatyzacja nie działa.